Área: Compras y Licitaciones – Gestión de Licitaciones en Mercado Público.

Tecnología Aplicada: Robotic Process Automation (RPA) + Business Process Management (BPM).

Problema: La falta de un seguimiento eficiente en tiempo real de las licitaciones y la carencia de procesos que permitan una participación temprana y una adecuada gestión segmentada por usuario y producto, resulta en una coordinación ineficaz y en oportunidades perdidas para la organización. Esta deficiencia afecta tanto la capacidad de respuesta como la calidad de la gestión de las licitaciones.

Solución: Automatización de la gestión de licitaciones mediante el uso de RPA, optimizando los procesos de monitoreo y participación por usuario y producto, asegurando que cada licitación sea gestionada de manera adecuada según sus características específicas. Implementación de un sistema BPM, que permite la gestión y el seguimiento de las licitaciones en tiempo real, facilitando la participación temprana en los procesos licitatorios y mejorando la visibilidad y control de las etapas.

Resultados:

a.- Mejora en la eficiencia de la gestión de licitaciones, proporcionando un control más granular y preciso sobre los usuarios involucrados y los productos ofertados, optimizando la asignación de recursos.

b.- Reducción de los tiempos de respuesta al automatizar tareas repetitivas y asegurar la participación proactiva desde las etapas iniciales de las licitaciones.

c.- Aumento en la tasa de éxito de las licitaciones, logrado mediante un seguimiento proactivo, que permite una participación más organizada, fundamentada y alineada con los requisitos de cada proceso licitatorio.

Digitalización Inteligente de Documentos: Evaluación Automatizada de Propuestas Comerciales y Análisis de Riesgos.

Área: Administración – Gestión de Documentos y Propuestas Comerciales.

Tecnologías Aplicadas: Robotic Process Automation (RPA) + Inteligencia Artificial (IA).

Problema: Los procesos manuales actuales en la evaluación de propuestas comerciales y el análisis de riesgos son lentos y propensos a errores humanos, lo que retrasa la toma de decisiones comerciales y compromete la precisión en la evaluación de riesgos asociados a las propuestas.

Solución: Digitalización inteligente de documentos mediante RPA, que permite la automatización de la recepción, organización y análisis inicial de propuestas comerciales, acelerando significativamente el flujo de trabajo. Implementación de Inteligencia Artificial (IA) para realizar una evaluación automatizada de las propuestas y un análisis exhaustivo de los riesgos asociados, identificando patrones y criterios clave para una valoración más precisa y objetiva.

Resultados:

a.- Reducción del 40% en el tiempo de evaluación de propuestas, al automatizar la carga de trabajo manual y permitir una revisión más rápida y precisa.

b.- Mejora en la precisión del análisis de riesgos, al integrar algoritmos de IA que procesan grandes volúmenes de datos y generan predicciones más fiables sobre los riesgos asociados a las propuestas comerciales.

c.- Optimización de recursos administrativos, ya que la automatización reduce la necesidad de intervención manual, liberando tiempo para tareas de mayor valor y mejorando la toma de decisiones comerciales al disponer de información más oportuna y precisa.

Gestión Documental y Flujos de Aprobación: Optimización de la Administración de Documentos, Mejora de la Eficiencia Operativa y Agilización de la Revisión y Aprobación de Documentos.

Área: Administración – Compras y Contratos.Tecnologías Aplicadas: Business Process Management (BPM) + Robotic Process Automation (RPA).

Problema: Los procesos manuales y lentos para gestionar contratos con proveedores y aprobar compras generan demoras significativas en la formalización de acuerdos, afectando la eficiencia operativa y el cumplimiento de los plazos establecidos.

Solución: Implementación de BPM para estandarizar los flujos de revisión y aprobación de contratos y compras, asegurando un proceso coherente, transparente y sin interrupciones, que minimiza errores y retrabajos. Uso de RPA para integrar automáticamente los datos entre SAP y los sistemas legales, lo que permite la transferencia fluida de información y evita la duplicación de tareas manuales, reduciendo los tiempos de procesamiento.

Resultados:

a.- Reducción del 50% en el tiempo necesario para formalizar contratos, al eliminar tareas manuales y agilizar las aprobaciones mediante la automatización de flujos y la integración de sistemas.

b.- Mayor cumplimiento de normativas y procedimientos internos, gracias a la estandarización y trazabilidad del proceso, lo que asegura que todas las etapas sean auditables y conformes a las políticas de la empresa.

c.- Mejora en la trazabilidad documental, proporcionando un registro claro y accesible de todas las interacciones y aprobaciones relacionadas con los documentos, lo que facilita el seguimiento y la gestión de cada etapa.

Automatización del Proceso de Recursos Humanos: Optimización de la Incorporación de Nuevos Empleados y Reducción de la Carga Administrativa.

Área: Administración – Recursos Humanos (RRHH) – Ingreso y Contratación.

Tecnologías Aplicadas: Robotic Process Automation (RPA) + Business Process Management (BPM) + Inteligencia Artificial (IA).

Problema: Los procesos manuales y lentos en la incorporación de nuevos empleados, que abarcan desde la recopilación de documentos hasta la validación de información, generan retrasos significativos, errores administrativos, dificultades para el seguimiento de los avances y problemas de cumplimiento normativo.

Solución: Automatización del proceso de onboarding mediante RPA, encargada de gestionar automáticamente la recopilación de documentos y la validación de datos, eliminando la intervención manual y acelerando el flujo de trabajo. Implementación de BPM para optimizar los flujos de aprobación de contratos y formularios, asegurando la coherencia, trazabilidad y cumplimiento de los procesos de validación. Uso de IA para realizar entrevistas iniciales automáticas y filtrar candidatos, mejorando la eficiencia en la selección y optimizando la experiencia tanto para los reclutadores como para los candidatos.

Resultados:

a.- Reducción del 70% en el tiempo de incorporación de nuevos empleados, al automatizar tareas repetitivas y optimizar los flujos de trabajo, lo que permite una integración más rápida y fluida de los nuevos colaboradores.

b.- Mejora en la precisión y cumplimiento de los requisitos legales y normativos, al garantizar que todos los pasos sean seguidos de acuerdo con las regulaciones vigentes, reduciendo el riesgo de incumplimiento.

c.- Aumento en la satisfacción de los empleados, ya que el proceso de incorporación se realiza de manera más rápida, organizada y sin contratiempos, lo que genera una mejor experiencia para los nuevos empleados.

d.- Eliminación de errores humanos y reducción de costos operativos al automatizar tareas manuales, permitiendo a los equipos de RRHH centrarse en actividades estratégicas de mayor valor.

Automatización de Postventa: Optimización de la Programación de Mantenimientos y Seguimiento Proactivo de Clientes.

Área: Servicio al Cliente – Postventa.

Tecnología Aplicada: Robotic Process Automation (RPA) + Business Process Management (BPM).

Problema: Se ha identificado una falta de eficiencia en la programación de mantenimientos y en el seguimiento postventa, lo que impacta negativamente en la satisfacción del cliente. La ausencia de un enfoque automatizado y sistemático dificulta la gestión adecuada de las tareas, generando retrasos y una experiencia del cliente menos óptima.

Solución: Automatización de la programación de mantenimientos mediante la implementación de RPA, lo que permite la ejecución automática y sin intervención manual de los procesos de asignación y programación de citas de mantenimiento. Implementación de BPM para la coordinación eficiente de tareas entre los diferentes equipos, asegurando el cumplimiento de los tiempos de respuesta y la adecuada gestión del flujo de trabajo en postventa.

Resultados:

a.- Incremento del 40% en la puntualidad en la programación de mantenimientos, garantizando que las intervenciones se realicen en los tiempos establecidos.

b.- Mejora significativa en la satisfacción del cliente gracias a un enfoque proactivo, con un seguimiento continuo y personalizado, lo que refuerza la relación con el cliente y su confianza en el servicio.

c.- Reducción de la carga administrativa del equipo de postventa, optimizando el tiempo y los recursos dedicados a tareas repetitivas, permitiendo que el equipo se enfoque en actividades de mayor valor.

Integración Digital con Aseguradoras: Sincronización de Datos en Tiempo Real para Mejorar la Transparencia y la Satisfacción del Cliente (NPS).

Área: Servicios Financieros – Integración con Aseguradoras.

Tecnología Aplicada: Robotic Process Automation (RPA) + Interfaces de Programación de Aplicaciones (API).

Problema: Existe una falta de sincronización en tiempo real entre los sistemas internos de la empresa y las aseguradoras, lo que genera inconsistencias en los datos, afectando la transparencia de los procesos y la experiencia general del cliente. Esta desconexión en la comunicación impide ofrecer un servicio ágil y confiable, lo que impacta negativamente en la satisfacción del cliente.

Solución: Implementación de una integración digital entre los sistemas de la empresa y las aseguradoras, utilizando RPA y API para la sincronización en tiempo real de los datos. Esto permite la automatización del intercambio de información y la actualización instantánea de los registros.Mejora de la visibilidad y la comunicación entre los sistemas, asegurando que los datos estén disponibles y sean consistentes en ambos lados, lo que optimiza la experiencia del cliente al ofrecer procesos más transparentes y eficientes.

Resultados:

a.- Aumento de la transparencia en los procesos operativos, proporcionando a los clientes acceso a información precisa y actualizada en todo momento.

b.- Mejora significativa en el Net Promoter Score (NPS), reflejando una experiencia más fluida, confiable y satisfactoria para los clientes, lo que potencia la lealtad y las recomendaciones.

c.- Reducción de los tiempos de respuesta en las interacciones con clientes y aseguradoras, logrando una mayor eficiencia operativa que se traduce en una mejor gestión de las solicitudes y un servicio más ágil.

Plataforma de Gestión para Profesionales de Salud Dental: Optimización de Consultas, Tratamientos y Seguimiento de Pacientes.

Área: Salud – Consultas y Tratamientos Dentales.

Tecnologías Aplicadas: Plataforma de Gestión + Inteligencia Artificial (IA).

Problema: La gestión de consultas, tratamientos y el seguimiento de pacientes se realiza de forma manual y desorganizada, lo que genera ineficiencias operativas, errores en el registro de datos y dificultades para garantizar la continuidad de la atención.

Solución: Implementación de una plataforma de gestión centralizada, que permite agendar consultas, registrar tratamientos y hacer seguimiento post-atención de manera integrada, mejorando la visibilidad y la coordinación en el proceso de atención dental. Uso de IA para personalizar recordatorios y recomendaciones dirigidas a los pacientes, optimizando la comunicación y fomentando una mayor adherencia al tratamiento.

Resultados:

a.- Reducción del 40% en las ausencias a consultas, gracias a la automatización de recordatorios personalizados y la gestión eficiente de citas.

b.- Aumento en la eficiencia de atención y una reducción en la carga administrativa, al centralizar la gestión de datos y procesos, liberando tiempo para que los profesionales de salud dental se enfoquen en la atención al paciente.

c.- Mejor experiencia para el paciente mediante una comunicación proactiva y personalizada, que facilita la adherencia a los tratamientos y mejora la satisfacción general.

Optimización de Procesos en Clínica: Mejora en la Cobranza a Pacientes, Servicio al Cliente y Asignación de Pabellones.

Área: Salud – Optimización de Procesos Clínicos.

Tecnologías Aplicadas: Business Process Management (BPM) + Robotic Process Automation (RPA).

Problema: Los procesos manuales e ineficientes en áreas clave como la cobranza a pacientes, el servicio al cliente y la asignación de pabellones quirúrgicos generan demoras, errores y una experiencia subóptima tanto para los pacientes como para el personal de la clínica.

Solución: Implementación de BPM para estandarizar y automatizar los flujos de cobranza y atención al paciente, permitiendo una gestión más coherente y eficiente, que facilita el seguimiento de cada etapa del proceso y reduce los errores operativos. Uso de RPA para la asignación automática de pabellones quirúrgicos, considerando la disponibilidad y las prioridades clínicas, lo que optimiza la distribución de recursos y asegura un uso eficiente de las instalaciones.

Resultados:

a.- Reducción del 30% en los tiempos de cobranza y respuesta al paciente, gracias a la automatización de tareas repetitivas y la mejora en la eficiencia de los flujos de trabajo.

b.- Optimización en la utilización de pabellones quirúrgicos, asegurando que los recursos se asignen de forma más efectiva y alineada con las necesidades clínicas.

c.- Mayor satisfacción de los pacientes y mejora en la eficiencia operativa, al garantizar procesos más rápidos, transparentes y coherentes, lo que resulta en una experiencia más ágil y satisfactoria para los pacientes.

Optimización de la Gestión de Reclamos en Postventa: mediante BPM Basado en IA para Mejorar la Satisfacción del Cliente.

Área: Servicio al Cliente – Gestión de Reclamos.

Tecnologías Aplicadas: Business Process Management (BPM) + Inteligencia Artificial (IA).

Problema: La gestión manual de reclamos relacionados con pedidos incompletos, fallas en equipos y retrasos en devoluciones resulta ineficiente, causando demoras en la resolución, inconsistencias en el seguimiento y una experiencia negativa para los clientes.

Solución: Implementación de un workflow inteligente, basado en BPM y IA, para automatizar la recepción, priorización y seguimiento de reclamos. Este sistema permite una gestión más ágil y estructurada de cada caso. Activación automática de escalamiento progresivo, con alertas que se generan automáticamente y llegan hasta la alta dirección, asegurando que los reclamos sean atendidos dentro de los plazos establecidos y con el nivel adecuado de urgencia.

Resultados:

a.- Reducción del 45% en los tiempos de resolución de reclamos, gracias a la automatización de tareas repetitivas y la priorización eficiente de los casos más críticos.

b.- Mejora significativa en la satisfacción del cliente, al garantizar una respuesta más rápida, efectiva y transparente en el manejo de sus reclamos.

c.- Mayor control y trazabilidad en el proceso de atención de reclamos, permitiendo un seguimiento detallado de cada etapa y una visión clara del rendimiento y los puntos de mejora del proceso.

Generación Automatizada de Documentos Legales: Creación Instantánea de Contratos, Demandas y Escritos Legales.

Área: Administración – Legal.

Tecnologías Aplicadas: Robotic Process Automation (RPA) + Inteligencia Artificial (IA).

Problema: Los procesos manuales y lentos en la creación de documentos legales, como contratos, demandas y escritos, ocasionaban retrasos significativos en la gestión legal, aumentando la carga administrativa y generando posibles riesgos de errores humanos.

Solución: Implementación de RPA para la generación automatizada de documentos legales, lo que permite la creación instantánea de contratos, demandas y escritos sin intervención manual, acelerando significativamente el proceso de redacción y liberando recursos. Integración de IA para la validación automatizada de cláusulas y requisitos legales, garantizando que los documentos generados cumplan con las normativas legales vigentes y las políticas internas de la empresa.

Resultados:

a.- Reducción del 80% en el tiempo de creación de documentos legales, gracias a la automatización de tareas repetitivas y la simplificación del proceso de redacción.

b.- Mejora en la precisión de los documentos generados, al reducirse los errores legales y las inconsistencias que podrían surgir durante la redacción manual. Ahorro significativo de costos operativos, eliminando la necesidad de intervención manual en la redacción de documentos y optimizando el uso de los recursos legales.

c.- Mayor cumplimiento normativo y reducción de riesgos legales debido a la validación automatizada, que asegura que todos los documentos generados estén alineados con los requisitos legales y las regulaciones pertinentes.

Automatización de Trámites Ciudadanos.

Área: Pública.

Tecnologías Aplicadas: Robotic Process Automation (RPA) + Business Process Management (BPM).

Problema: Los procesos burocráticos manuales y lentos para la gestión de trámites ciudadanos en los municipios resultaban en largos tiempos de espera, frustración para los ciudadanos y una utilización ineficiente de los recursos municipales, afectando la calidad del servicio público.

Solución: Implementación de RPA para automatizar los trámites ciudadanos, tales como solicitudes de permisos, pagos de impuestos y consultas generales, eliminando la intervención manual y acelerando el procesamiento de cada solicitud. Uso de BPM para estandarizar y optimizar los flujos de trabajo, asegurando que todos los trámites se procesen de manera eficiente, conforme a los procedimientos establecidos, y dentro de los plazos previstos.

Resultados:

a.- Reducción del 80% en los tiempos de procesamiento de trámites, gracias a la automatización de tareas repetitivas y la optimización de los flujos de trabajo, lo que permite una atención mucho más ágil.

b.- Mejora significativa en la experiencia del ciudadano, con un servicio más rápido, simplificado y con menos trámites burocráticos, lo que aumenta la satisfacción de la ciudadanía.

c.- Mayor transparencia y trazabilidad de los trámites, mejorando la confianza de los ciudadanos en la administración pública al permitir un seguimiento claro y accesible del estado de sus solicitudes.

d.- Optimización de los recursos municipales, reduciendo la carga de trabajo manual en los equipos administrativos y mejorando la eficiencia operativa en los procesos internos del municipio.